Datenschutzerklärung

Präambel

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der webbasierten Software-Anwendung „LiA“ (im Folgenden „Plattform“), die von der InnovioSoft GmbH & Co. KG betrieben wird und über eine Subdomain der innoviosoft.de erreichbar ist.

Die Plattform dient Schulen zur digitalen Durchführung von Terminvereinbarungen (z. B. Elternsprechtage) sowie zur digitalen Schulanmeldung von Schülerinnen und Schülern.

Die InnovioSoft GmbH & Co. KG stellt die Plattform technisch bereit und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag der jeweils nutzenden Schule gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die jeweilige Schule, bei der die Anmeldung oder Terminbuchung erfolgt. Die Datenschutzerklärung der jeweiligen Schule ist über deren Internetauftritt abrufbar.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Nutzung der Plattform „LiA“ und nicht für die Internetauftritte der jeweiligen Schulen. Für weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung durch die Schule wird auf die Datenschutzerklärung der jeweiligen Schule verwiesen.

Stand: Dezember 2025

Inhaltsübersicht

  • Präambel
  • Verantwortlicher
  • Übersicht der Verarbeitungen
  • Maßgebliche Rechtsgrundlagen
  • Sicherheitsmaßnahmen
  • Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung
  • Rechte der betroffenen Personen
  • Geschäftliche Leistungen
  • Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting
  • Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto
  • Kontakt- und Anfrageverwaltung
  • Änderung und Aktualisierung
  • Begriffsdefinitionen

Verantwortlicher

Die InnovioSoft GmbH & Co. KG ist im Rahmen der Nutzung der Plattform „LiA“ Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

InnovioSoft GmbH & Co. KG
Luxemburger Str. 33 | 41812 Erkelenz

Vertretungsberechtigte Personen: André Storms

E-Mail-Adresse: info@innoviosoft.de

Impressum: https://www.innoviosoft.de/impressum

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die jeweils nutzende Schule.

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht beschreibt ausschließlich Verarbeitungen im Rahmen des technischen Betriebs der Plattform „LiA“ als Auftragsverarbeiter und nicht allgemeine Unternehmensprozesse der InnovioSoft GmbH & Co. KG.

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung der Plattform „LiA“ können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  • Bestandsdaten (z. B. Namen von Schülerinnen und Schülern sowie Erziehungsberechtigten)
  • Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Schul- und verfahrensbezogene Inhaltsdaten (z. B. Anmeldeangaben, Terminvereinbarungen, schulorganisatorische Informationen)
  • Zugangsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Passwort)
  • Dokumentendaten (z. B. hochgeladene Unterlagen wie Zeugnisse oder Bescheinigungen, sofern von der Schule abgefragt)
  • Technische Protokoll- und Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Logins, angeforderte Ressourcen)

Eine Verarbeitung von Nutzungsdaten zu Analyse-, Tracking-, Profiling- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

Kategorien betroffener Personen

Von der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Plattform „LiA“ können insbesondere folgende Personengruppen betroffen sein:

  • Schülerinnen und Schüler
  • Erziehungsberechtigte
  • Lehrkräfte und schulische Verwaltungsmitarbeiter (soweit sie die Plattform nutzen)
Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken

  • Bereitstellung und Betrieb der webbasierten Plattform „LiA“
  • Durchführung schulischer Verwaltungsverfahren (z. B. Terminvereinbarungen, digitale Schulanmeldung)
  • Verwaltung, Änderung und Übermittlung der von den Nutzern eingegebenen Daten
  • Technische Administration, Wartung und Systemsicherheit
  • Fehleranalyse und Support im Auftrag der jeweils verantwortlichen Schule
  • Sicherstellung der informationstechnischen Infrastruktur

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Soweit im Rahmen des technischen Betriebs der Plattform berechtigte Interessen herangezogen werden (z. B. zur Gewährleistung der IT-Sicherheit), erfolgt dies ausschließlich im Auftrag der jeweils verantwortlichen Schule.

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.

  • Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO)) - Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO) - Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO)- die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, vorausgesetzt, dass die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten verlangen, nicht überwiegen.

Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft, zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer zur Anwendung gelangen.

Hinweis auf Geltung DSGVO und Schweizer DSG: Diese Datenschutzhinweise dienen sowohl der Informationserteilung nach dem Schweizer DSG als auch nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Aus diesem Grund bitten wir Sie zu beachten, dass aufgrund der breiteren räumlichen Anwendung und Verständlichkeit die Begriffe der DSGVO verwendet werden. Insbesondere statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung" von „Personendaten", "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten" werden die in der DSGVO verwendeten Begriffe „Verarbeitung" von „personenbezogenen Daten" sowie "berechtigtes Interesse" und "besondere Kategorien von Daten" verwendet. Die gesetzliche Bedeutung der Begriffe wird jedoch im Rahmen der Geltung des Schweizer DSG weiterhin nach dem Schweizer DSG bestimmt.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Sicherung von Online-Verbindungen durch TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS): Um die Daten der Nutzer, die über unsere Online-Dienste übertragen werden, vor unerlaubten Zugriffen zu schützen, setzen wir auf die TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie. Secure Sockets Layer (SSL) und Transport Layer Security (TLS) sind die Eckpfeiler der sicheren Datenübertragung im Internet. Diese Technologien verschlüsseln die Informationen, die zwischen der Website oder App und dem Browser des Nutzers (oder zwischen zwei Servern) übertragen werden, wodurch die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. TLS, als die weiterentwickelte und sicherere Version von SSL, gewährleistet, dass alle Datenübertragungen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Wenn eine Website durch ein SSL-/TLS-Zertifikat gesichert ist, wird dies durch die Anzeige von HTTPS in der URL signalisiert. Dies dient als ein Indikator für die Nutzer, dass ihre Daten sicher und verschlüsselt übertragen werden.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung oder Archivierung der Daten erfordern.

Insbesondere müssen Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung notwendig ist zur Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen, entsprechend archiviert werden.

Unsere Datenschutzhinweise enthalten zusätzliche Informationen zur Aufbewahrung und Löschung von Daten, die speziell für bestimmte Verarbeitungsprozesse gelten.

Bei mehreren Angaben zur Aufbewahrungsdauer oder Löschungsfristen eines Datums, ist stets die längste Frist maßgeblich. Daten, die nicht mehr für den ursprünglich vorgesehenen Zweck, sondern aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder anderer Gründe aufbewahrt werden, verarbeiten wir ausschließlich zu den Gründen, die ihre Aufbewahrung rechtfertigen.

Speicherung und Löschung im Rahmen der Auftragsverarbeitung: Personenbezogene Daten werden auf der Plattform „LiA“ nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der jeweiligen schulischen Verwaltungsprozesse erforderlich ist.

Die Entscheidung über Art, Umfang und Dauer der Speicherung sowie über die Löschung personenbezogener Daten obliegt der jeweils verantwortlichen Schule. Die InnovioSoft GmbH & Co. KG verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag der Schule und löscht oder sperrt diese Daten entsprechend den Weisungen der Schule sowie im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses oder auf Weisung der Schule werden personenbezogene Daten gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechte der betroffenen Personen

Rechte der betroffenen Personen: Betroffene Personen haben im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO die folgenden Rechte, die sich insbesondere aus den Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

  • Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Die Wahrnehmung dieser Rechte erfolgt grundsätzlich gegenüber der jeweils verantwortlichen Schule. Die InnovioSoft GmbH & Co. KG verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag der Schule und unterstützt diese im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bei der Erfüllung von Betroffenenrechten.

Geschäftliche Leistungen

Bereitstellung der Plattform „LiA“

Die InnovioSoft GmbH & Co. KG stellt mit der webbasierten Softwareplattform „LiA“ eine technische Anwendung zur Verfügung, die von Schulen zur Durchführung schulischer Verwaltungsprozesse genutzt wird. Hierzu zählen insbesondere digitale Schulanmeldungen sowie Terminvereinbarungen (z. B. Elternsprechtage).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Auftrag der jeweils nutzenden Schule auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die jeweilige Schule.

Die InnovioSoft GmbH & Co. KG verarbeitet personenbezogene Daten nicht zu eigenen Zwecken, sondern ausschließlich zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen gegenüber der Schule sowie zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der Funktionsfähigkeit und der Sicherheit der Plattform.

Verarbeitete Datenarten

Im Rahmen der Nutzung der Plattform „LiA“ können – abhängig von den Vorgaben und Abfragen der jeweils verantwortlichen Schule – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  1. Schülerbezogene Daten
    • Rufname, Vorname(n), Nachname
    • Geburtsdatum und Geburtsort
    • Staatsangehörigkeit / Nationalität
    • Geburtsland
    • Wohnanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Ortsteil)
    • Schulbezogene Angaben (z. B. Einschulungsjahr, Klasse, Grundschule)
    • Angaben zur Schullaufbahn (z. B. Grundschulempfehlung)
    • Angaben zur Teilnahme an schulischen Angeboten
(z. B. Religionsunterricht, muttersprachlicher Unterricht, Schülerfahrkarte)
  2. Daten der Erziehungsberechtigten
    • Vor- und Nachname
    • Anschrift
    • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummern)
    • Staatsangehörigkeit
    • Angaben zum Sorge- bzw. Erziehungsstatus (soweit von der Schule abgefragt)
  3. Besondere personenbezogene Daten (Art. 9 DSGVO)

    Sofern von der Schule vorgesehen, können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, insbesondere:

    • Angaben zur Religionszugehörigkeit
    • Angaben zum Migrationshintergrund
    • Angaben zur Familiensprache bzw. Verkehrssprache in der Familie

    Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben und der Weisungen der verantwortlichen Schule.

  4. Dokumente und Dateiuploads

    Die Plattform ermöglicht das Hochladen von Dokumenten. Art, Umfang und Inhalt der hochzuladenden Dokumente werden ausschließlich durch die jeweilige Schule festgelegt. Hierbei kann es sich z. B. um folgende Dokumente handeln:

    • Zeugnisse
    • amtliche Nachweise
    • Impfnachweise oder vergleichbare schulisch erforderliche Dokumente

    Die InnovioSoft GmbH & Co. KG hat keinen Einfluss auf die Auswahl der abgefragten Dokumente und verarbeitet diese ausschließlich technisch im Auftrag der Schule.

  5. Nutzungs- und technische Daten
    • technische Log- und Protokolldaten
    • Zugriffszeiten
    • System- und Sicherheitsinformationen
Betroffene Personen

Von der Verarbeitung personenbezogener Daten können insbesondere folgende Personengruppen betroffen sein:

  • Schülerinnen und Schüler
  • Erziehungsberechtigte
  • Lehrkräfte und schulische Verwaltungsmitarbeiter
Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Durchführung digitaler Schulanmeldungen
  • Abwicklung schulischer Terminvereinbarungen
  • Organisation und Verwaltung schulischer Prozesse
  • Technische Bereitstellung, Administration und Sicherheit der Plattform
  • Unterstützung der verantwortlichen Schule bei der Nutzung der Plattform
Aufbewahrung und Löschung

Die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich entsprechend den Weisungen der jeweils verantwortlichen Schule oder eigenständig durch die Schule sowie im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung.

Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses oder auf Weisung der Schule werden personenbezogene Daten gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vertraglicher Pflichten gegenüber der Schule)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen)
  • Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden
  • Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
Angebot von Software- und Plattformleistungen (SaaS)

Die InnovioSoft GmbH &. Co. KG verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen des Angebots der Plattform „LiA“ ausschließlich zur technischen Bereitstellung der Software und zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen gegenüber der Schule. Eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

Administrativer Zugriff durch die InnovioSoft GmbH & Co. KG

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur Unterstützung der verantwortlichen Schule im Rahmen des Supports kann es erforderlich sein, dass berechtigte Mitarbeiter der InnovioSoft GmbH & Co. KG über einen administrativen Zugang auf personenbezogene Daten zugreifen.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich zweckgebunden, auf Grundlage der Weisungen der jeweils verantwortlichen Schule sowie im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Zugriffe sind auf einen begrenzten Personenkreis beschränkt, rollenbasiert geregelt und erfolgen nicht zu eigenen Zwecken.

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um ihnen unsere Online-Dienste zur Verfügung stellen zu können. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die IP-Adresse des Nutzers, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen unserer Online-Dienste an den Browser oder das Endgerät der Nutzer zu übermitteln.

  • Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten (z. B. Verarbeitete Datenarten: Technische Protokoll- und Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressource, Logins), die ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der Systemsicherheit und zur Fehleranalyse erforderlich sind.).
  • Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
  • Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung des Onlineangebots sowie Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit und Systemsicherheit; Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und Bereitstellung von Informationssystemen und technischen Geräten (Computer, Server etc.)). Sicherheitsmaßnahmen.
  • Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
  • Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
  • Bereitstellung Onlineangebot auf gemietetem Speicherplatz:: Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir Speicherplatz, Rechenkapazität und Software, die wir von einem entsprechenden Serveranbieter (auch "Webhoster" genannt) mieten oder anderweitig beziehen;
    Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
  • Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Zugriff auf unser Onlineangebot wird in Form von sogenannten "Server-Logfiles" protokolliert. Zu den Serverlogfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören. Die Serverlogfiles können zum einen zu Sicherheitszwecken eingesetzt werden, z. B. um eine Überlastung der Server zu vermeiden (insbesondere im Fall von missbräuchlichen Angriffen, sogenannten DDoS-Attacken), und zum anderen, um die Auslastung der Server und ihre Stabilität sicherzustellen;
    Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
    Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
  • Hetzner: Leistungen auf dem Gebiet der Bereitstellung von informationstechnischer Infrastruktur und verbundenen Dienstleistungen (z. B. Speicherplatz und/oder Rechenkapazitäten); Dienstanbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland; Rechtsgrundlagen:Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO); Website: https://www.hetzner.com; Datenschutzerklärung: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz. Auftragsverarbeitungsvertrag: https://docs.hetzner.com/de/general/general-terms-and-conditions/data-privacy-faq/.

Registrierung, Anmeldung und Nutzerkonto

Im Rahmen der Nutzung der Plattform „LiA“ erhalten Erziehungsberechtigte nach der Terminvereinbarung oder Antragstellung einen passwortgeschützten Zugang. Dieser dient ausschließlich dazu, die im Rahmen des schulischen Verwaltungsverfahrens übermittelten Angaben einzusehen, zu bearbeiten oder Termine zu verwalten bzw. abzusagen.

Die Einrichtung und Nutzung des Zugangs erfolgt ausschließlich im Auftrag der jeweils verantwortlichen Schule und im Rahmen der Durchführung schulischer Verwaltungsprozesse.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die jeweilige Schule.

Die InnovioSoft GmbH &. Co. KG verarbeitet die im Rahmen des Nutzerzugangs anfallenden personenbezogenen Daten ausschließlich zur technischen Bereitstellung der Plattform und nicht zu eigenen Zwecken.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des passwortgeschützten Zugangs werden aus technischen Gründen Zugriffs- und Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel von Zugriffen) verarbeitet. Dies erfolgt zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Vermeidung von Missbrauch im Auftrag der verantwortlichen Schule.

Systembedingte Benachrichtigungen (z. B. Bestätigungen oder Hinweise zu Terminen) können per E-Mail an die von den Nutzern angegebene E-Mail-Adresse versendet werden.

Verarbeitete Datenarten
  • Zugangsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort)
  • Bestands- und Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Schul- und verfahrensbezogene Angaben (z. B. Termin- und Anmeldedaten)
  • Technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkte)
Betroffene Personen
  • Erziehungsberechtigte
  • Schülerinnen und Schüler
Zwecke der Verarbeitung
  • Bereitstellung eines passwortgeschützten Zugangs
  • Durchführung schulischer Verwaltungsverfahren
  • Verwaltung und Änderung übermittelter Angaben
  • Technische Administration und Systemsicherheit
Aufbewahrung und Löschung

Die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Nutzerzugang erfolgt ausschließlich entsprechend den Weisungen der jeweils verantwortlichen Schule sowie im Rahmen der vertraglich vereinbarten Auftragsverarbeitung.

Nach Abschluss des schulischen Verfahrens oder auf Weisung der Schule werden personenbezogene Daten gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Datensicherung und Backups

Zur Gewährleistung der Datensicherheit und der Verfügbarkeit der Plattform werden personenbezogene Daten im Rahmen technischer Datensicherungen in Form serverseitiger Snapshots gesichert. Diese Datensicherungen erfolgen ausschließlich zu Sicherungs- und Wiederherstellungszwecken und werden nicht produktiv genutzt oder ausgewertet.

Die Backups werden innerhalb der Serverinfrastruktur in der Europäischen Union gespeichert und nach definierten technischen Intervallen automatisch überschrieben oder gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlagen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung schulischer Verwaltungsverfahren)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen)
  • Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
Profile der Nutzer

Die Nutzerprofile sind nicht öffentlich sichtbar und ausschließlich nach erfolgreicher Authentifizierung für die jeweils betroffene Person zugänglich.

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich Kontaktaufnahmen mit der InnovioSoft GmbH & Co. KG außerhalb der schulischen Verwaltungsprozesse, z. B. bei allgemeinen Anfragen oder Supportanliegen.

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Post, Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

  • Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z.B. der vollständige Name, Wohnadresse, Kontaktinformationen, Kundennummer, etc.); Kontaktdaten (z.B. Post- und E-Mail-Adressen oder Telefonnummern); Inhaltsdaten (z. B. textliche oder bildliche Nachrichten und Beiträge sowie die sie betreffenden Informationen, wie z. B. Angaben zur Autorenschaft oder Zeitpunkt der Erstellung); Verarbeitete Datenarten - Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten sowie technische Protokoll- und Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel). Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen).
  • Betroffene Personen: Kommunikationspartner.
  • Zwecke der Verarbeitung: Kommunikation; Organisations- und Verwaltungsverfahren; Feedback (z.B. Sammeln von Feedback via Online-Formular). Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
  • Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
  • Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).
Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:
  • Kontaktformular: Bei Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular, per E-Mail oder anderen Kommunikationswegen, verarbeiten wir die uns übermittelten personenbezogenen Daten zur Beantwortung und Bearbeitung des jeweiligen Anliegens. Dies umfasst in der Regel Angaben wie Name, Kontaktinformationen und gegebenenfalls weitere Informationen, die uns mitgeteilt werden und zur angemessenen Bearbeitung erforderlich sind. Wir nutzen diese Daten ausschließlich für den angegebenen Zweck der Kontaktaufnahme und Kommunikation; Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Änderung und Aktualisierung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Begriffsdefinitionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzliche Definitionen. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen.

  • Bestandsdaten: Bestandsdaten umfassen wesentliche Informationen, die für die Identifikation und Verwaltung von Vertragspartnern, Benutzerkonten, Profilen und ähnlichen Zuordnungen notwendig sind. Diese Daten können u.a. persönliche und demografische Angaben wie Namen, Kontaktinformationen (Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen), Geburtsdaten und spezifische Identifikatoren (Benutzer-IDs) beinhalten. Bestandsdaten bilden die Grundlage für jegliche formelle Interaktion zwischen Personen und Diensten, Einrichtungen oder Systemen, indem sie eine eindeutige Zuordnung und Kommunikation ermöglichen.
  • Inhaltsdaten: Inhaltsdaten umfassen Informationen, die im Zuge der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten aller Art generiert werden. Diese Kategorie von Daten kann Texte, Bilder, Videos, Audiodateien und andere multimediale Inhalte einschließen, die auf verschiedenen Plattformen und Medien veröffentlicht werden. Inhaltsdaten sind nicht nur auf den eigentlichen Inhalt beschränkt, sondern beinhalten auch Metadaten, die Informationen über den Inhalt selbst liefern, wie Tags, Beschreibungen, Autoreninformationen und Veröffentlichungsdaten
  • Kontaktdaten: Kontaktdaten sind essentielle Informationen, die die Kommunikation mit Personen oder Organisationen ermöglichen. Sie umfassen u.a. Telefonnummern, postalische Adressen und E-Mail-Adressen, sowie Kommunikationsmittel wie soziale Medien-Handles und Instant-Messaging-Identifikatoren.
  • Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten sind Kategorien, die Informationen über die Art und Weise enthalten, wie Daten verarbeitet, übermittelt und verwaltet werden. Meta-Daten, auch bekannt als Daten über Daten, umfassen Informationen, die den Kontext, die Herkunft und die Struktur anderer Daten beschreiben. Sie können Angaben zur Dateigröße, dem Erstellungsdatum, dem Autor eines Dokuments und den Änderungshistorien beinhalten. Kommunikationsdaten erfassen den Austausch von Informationen zwischen Nutzern über verschiedene Kanäle, wie E-Mail-Verkehr, Anrufprotokolle, Nachrichten in sozialen Netzwerken und Chat-Verläufe, inklusive der beteiligten Personen, Zeitstempel und Übertragungswege. Verfahrensdaten beschreiben die Prozesse und Abläufe innerhalb von Systemen oder Organisationen, einschließlich Workflow-Dokumentationen, Protokolle von Transaktionen und Aktivitäten, sowie Audit-Logs, die zur Nachverfolgung und Überprüfung von Vorgängen verwendet werden.
  • Nutzungsdaten: Im Rahmen der Plattform „LiA“ beschränken sich Nutzungsdaten ausschließlich auf technisch notwendige Protokoll- und Zugriffsdaten. Eine Analyse des Nutzerverhaltens, Profilbildung oder Optimierung zu Marketingzwecken findet nicht statt.
  • Personenbezogene Daten: "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
  • Protokolldaten: Protokolldaten sind Informationen über Ereignisse oder Aktivitäten, die in einem System oder Netzwerk protokolliert wurden. Diese Daten enthalten typischerweise Informationen wie Zeitstempel, IP-Adressen, Benutzeraktionen, Fehlermeldungen und andere Details über die Nutzung oder den Betrieb eines Systems. Protokolldaten werden oft zur Analyse von Systemproblemen, zur Sicherheitsüberwachung oder zur Erstellung von Leistungsberichten verwendet.
  • Verantwortlicher: Als "Verantwortlicher" wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
  • Verarbeitung: "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.